Különösen érdemes figyelni az év végi munkaügyi teendőkre

Az év végének közeledésével célszerű áttekinteni, hogy a munkaügy területén munkáltatóként milyen döntéseket kell meghozni. A szabadságok kiadása, a munkaidőkeret körüli teendők, a Cafeteria-rendszer felülvizsgálata, a határozott idő vagy a próbaidő lejárta év végén - ez mind foglalkoztatja a foglalkoztatót. Érdemes időt szánni a témákhoz kapcsolódó gondolkodásra és döntésekre, hogy jól és szabályosan indulhasson a 2024-es munkaév januárban. 

A szabadságok kiadásával kapcsolatban az Adózóna cikkét szemléztük. Eszerint január 5-éig még szabályszerűen kiadhatóak a 2023. évi szabadságok. Alapvetően szabadságot – az apasági szabadságot és a szülői szabadságot kivéve – az esedékességének évében kell kiadni. Az esedékesség évében kell kiadottnak tekinteni ugyanakkor a szabadságot, ha igénybevétele az esedékesség évében megkezdődik, és a szabadság következő évben kiadott része nem haladja meg az öt munkanapot. Tekintettel arra, hogy számos munkahelyen a munkavégzés január 2-án még nem kezdődik el, így célszerű ezen lehetőséggel élni és a szabadságot kiadni. Ugyanakkor ügyelni kell a szabadság kiadásával kapcsolatos határidőre - írták.

A szabadság kiadásának időpontját a munkavállalóval ugyanis legkésőbb a szabadság kezdete előtt 15 nappal közölni kell. Amennyiben így sem tudták a munkavállaló összes szabadságát kiadni, a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) korlátozott körben a szabadság következő naptári évre történő átvitelére is lehetőséget biztosít. A legfontosabb az Mt. 123. § (6) bekezdésben biztosított azon lehetőség, hogy naptári évenként az életkori pótszabadság legfeljebb 10 munkanap szabadságát a felek megállapodásával a következő naptári év végéig át lehet vinni.

További teendők és döntéshelyzetek is vannak az év ezen szakaszában, erről a Pallas 70 írt részleteket.

A cafeteria-rendszer felülvizsgálata

Minden évben érdemes áttekinteni a cafeteria-rendszert. Az adott évben irányadó munkáltatói szabályzatok felülvizsgálata, a juttatások áttekintése minden év végén célszerű, hiszen az ezekből levont következtetések nyomán azok módosítása, aktualizálása egyik első lépése lehet majd az évkezdésnek.

Ha januárban történne a cafetéria kifizetése, az már következő évi jövedelemnek minősülne.

Legkésőbb az év végéig gondoskodni kell bizonyos cafeteria elemekhez kapcsolódóan – pl. önkéntes pénztári befizetések – a szükséges munkavállalói nyilatkozatok beszerzéséről is. 

A munkaidőkeret körüli teendők

Amennyiben a munkáltató munkaidőkeretet alkalmaz, annak lezárása, elszámolása az év végén is esedékes lehet. Ez jelentős többletfeladatot jelenthet, az ünnepek miatt vélhetően megrövidült decemberben.

Munkaidőkeretben történő foglalkoztatás esetén a munkavállaló minden hónapban megkapja a munkaszerződés szerinti alapbérét, ezen felül a munkaidő nyilvántartás alapján járó bérpótlékokat, továbbá az adott hónapban elrendelt túlórát is.

A munkaidőkeret utolsó hónapjában felmérik, hogy a munkavállaló az adott időszak alatt többet vagy kevesebbet dolgozott mint az általános munkarend szerinti törvényes munkaidő, és azt az utolsó havi bér számfejtésekor kompenzálják.

Ha kevesebbet dolgozott és max 8 óra hiányzik, - az érvényben levő munkáltatói szabályzat alapján - azt ledolgozhatja a következő munkaidőkereten belül, vagy ezt az időtartamot kiírhatja a munkáltató szabadságnak is. Az Mt előírása alapján azonban, levonható a munkavállaló munkabéréből, a munkabérelőlegre vonatkozó szabályok szerint.

Amennyiben viszont a munkaidő nyilvántartás alapján, beosztás szerint többet dolgozott, mint a törvényes (általános) munkaidő, azt a rendkívüli munkavégzésre vonatkozó szabályok szerint ki kell fizetni.

 Rendkívüli munkaidő korlát felülvizsgálata

A munkaügyi ellenőrzés gyakori témája, sőt igen magas bírságokkal sújtott területe a rendkívüli munkavégzés korlátjának betartása, így az év végén is érdemes ezt leellenőrizni. 

A munkavállaló és a munkáltató írásbeli megállapodása alapján az előbbi két korlátot felülírva, maximum évi 400 óra rendkívüli munkaidő rendelhető el (önként vállalt túlmunka). A munkavállaló a megállapodást a naptári év végére mondhatja fel.

 Amennyiben a munkavállaló munkaviszonya év közben kezdődött, határozott időre vagy részmunkaidőre jött létre, úgy a rendkívüli munkaidő arányos része rendelhető csak el.

Határozott idő és próbaidő lejárta év végén

A határozott idejű munkaszerződéssel rendelkező munkavállaló jogviszonya, az abban meghatározott időpontban automatikusan megszűnik, például december 31-el. Amennyiben a munkáltató a hosszabbításban gondolkodik, ebben a megrövidült hónapban célszerű időben közös megegyezéssel elkészíteni az új munkaszerződést, hogy az átvétel még decemberben megtörténjen.

A próbaidő tartama alatt bármelyik fél azonnali hatályú felmondással, indokolás nélkül szüntetheti meg a munkaviszonyt. Az egyoldalú jognyilatkozat a címzettel való közléssel válik hatályossá. Vagyis, ha egy olyan dolgozónak szeretne a munkáltató indokolás nélkül felmondani, akinek a próba ideje december 31-én jár le, akkor ügyelni kell arra, hogy a felmondás közlése ne ütközzön akadályba, például szabadságolás miatt. Ugyanis amennyiben akár személyes, akár postai úton (ez esetben közlés: a levél átvételének időpontja) nem közli a munkáltató a felmondást a próbaidő tartama alatt a munkavállalóval, akkor az a jognyilatkozat jogellenesnek minősül.

Decemberi bérszámfejtés elkészítése

December hónapról lévén szó különösen fontos, hogy a tárgyévi jövedelmek még ebben a hónapban elszámolásra kerüljenek. Az, hogy mi számít tárgyévi jövedelemnek adózás szempontjából, a kifizetés (utalás) időpontja a meghatározza meg.

Egyéb jövedelmek esetében viszont az úgynevezett pénzforgalmi szemlélet az irányadó, azaz december 31-ig kell megtörténnie a kifizetésnek.

A leggyakoribb jogcímek a megbízási díj, de ebbe a körbe tartozik a béren kívüli juttatás is. Ebben az esetben a bérként viselkedő cafetéria elemekre is gondolni kell. Ezek a juttatások akkor is már következő évi jövedelemnek minősülnek, ha január első napjaiban kerülnek kifizetésre.

Érdemes átgondolni, hogy a munkáltató belső szabályzatai vagy kialakult gyakorlata alapján milyen juttatásokat akar még kifizetni ebben az évben, - pl. karácsonyi jutalom vagy 13. havi bér - hogy időben a munkavállaló számlájára kerüljenek - írták.